Política de Privacidad

1. Introducción

La presente Política de Privacidad describe la forma en que ValueNet SpA, en su calidad de responsable de la aplicación Procesos Bayconnect, recopila, utiliza, almacena y protege la información relacionada con el uso de la aplicación móvil y de los servicios asociados a ella.

Procesos Bayconnect es una plataforma orientada a la gestión de procesos, documentos, formularios, tareas y actividades operativas dentro de organizaciones autorizadas.

El acceso y utilización de la aplicación supone el conocimiento de esta Política de Privacidad y de los Términos y Condiciones de Uso que resulten aplicables.

2. Información que podemos recopilar

Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, Procesos Bayconnect puede recopilar o procesar las siguientes categorías de información:

Información de identificación y cuenta

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico.
• Información asociada a la cuenta de usuario.
• Cargo, área, unidad, ubicación u otros antecedentes organizacionales.
• Información necesaria para autenticar y autorizar el acceso a la plataforma.

Información ingresada en la plataforma

Procesos Bayconnect permite que los usuarios ingresen información como parte de formularios, documentos, tareas y procesos. Esta información puede incluir textos, selecciones, fechas, observaciones, antecedentes operativos y otros datos definidos por la organización que utiliza la plataforma.

Fotografías, documentos y archivos

Algunas funcionalidades permiten al usuario:

• Capturar fotografías utilizando la cámara del dispositivo.
• Seleccionar fotografías o archivos existentes.
• Incorporar documentos y otras evidencias digitales.

Procesos Bayconnect accede a estos elementos únicamente cuando una funcionalidad lo requiere y el usuario realiza o autoriza la acción correspondiente.

Información de ubicación

Determinadas funcionalidades pueden solicitar acceso a la ubicación del dispositivo. La ubicación será utilizada únicamente cuando sea necesaria para ejecutar una función específica de Procesos Bayconnect y siempre estará sujeta a los permisos otorgados por el usuario mediante el sistema operativo de su dispositivo.

Información técnica y del dispositivo

Podemos procesar determinada información técnica necesaria para mantener el funcionamiento, seguridad y estabilidad de la aplicación, incluyendo, según corresponda:

• Tipo de dispositivo.
• Sistema operativo y su versión.
• Versión instalada de Procesos Bayconnect.
• Identificadores técnicos asociados al dispositivo o a los servicios de notificaciones.
• Información técnica relacionada con errores, funcionamiento o diagnóstico de la aplicación.

3. Finalidad del tratamiento de la información

La información recopilada o procesada mediante Procesos Bayconnect podrá utilizarse para:

• Identificar y autenticar usuarios.
• Administrar permisos y accesos.
• Gestionar documentos, formularios y procesos.
• Asignar y administrar tareas.
• Registrar actividades asociadas a procesos organizacionales.
• Permitir la carga y consulta de documentos, imágenes y evidencias.
• Proporcionar funcionalidades que requieran ubicación.
• Enviar notificaciones relacionadas con tareas, documentos, procesos y otras actividades de la plataforma.
• Mantener la seguridad e integridad del servicio.
• Detectar, investigar y solucionar errores técnicos.
• Mejorar la estabilidad y funcionamiento de la aplicación.
• Generar información técnica o estadística respecto del funcionamiento y utilización de la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales cuando corresponda.

La información no será utilizada para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fue recopilada.

4. Permisos del dispositivo

Para proporcionar determinadas funcionalidades, Procesos Bayconnect puede solicitar acceso a recursos del dispositivo, tales como:

• Cámara.
• Fotografías.
• Archivos.
• Ubicación.
• Notificaciones.
• Funciones de autenticación biométrica disponibles en el dispositivo.

La solicitud de estos permisos dependerá de las funcionalidades efectivamente utilizadas. El usuario puede administrar o revocar estos permisos mediante la configuración de privacidad de su dispositivo. La desactivación de determinados permisos podría impedir el funcionamiento de las características que dependen directamente de ellos.

5. Autenticación biométrica

Cuando el dispositivo lo permita, Procesos Bayconnect puede ofrecer mecanismos de autenticación biométrica, tales como reconocimiento facial o huella digital.

La aplicación utiliza las capacidades de autenticación proporcionadas por el sistema operativo del dispositivo. Procesos Bayconnect no almacena las características biométricas del usuario, tales como imágenes faciales o huellas digitales.

6. Notificaciones

Procesos Bayconnect puede utilizar servicios de notificaciones para informar al usuario sobre acontecimientos relacionados con su actividad dentro de la plataforma, por ejemplo:

• Nuevas tareas.
• Asignaciones.
• Cambios asociados a documentos.
• Vencimientos o plazos.
• Comunicaciones relacionadas con procesos.

Para proporcionar estas funcionalidades pueden procesarse identificadores técnicos asociados al dispositivo y al servicio de notificaciones. El usuario puede administrar los permisos de notificaciones desde la configuración de su dispositivo.

7. Estadísticas y datos técnicos

ValueNet SpA podrá procesar información técnica o estadística relacionada con la utilización de Procesos Bayconnect con el objeto de conocer su funcionamiento, identificar errores, mantener la seguridad, evaluar su estabilidad y mejorar el servicio.

Cuando resulte posible, esta información será utilizada de manera agregada o evitando identificar directamente al usuario.

Procesos Bayconnect podrá utilizar proveedores tecnológicos especializados para proporcionar servicios de diagnóstico, infraestructura, notificaciones u otras funcionalidades necesarias para su funcionamiento.

8. Servicios y proveedores tecnológicos

Para operar determinadas características, ValueNet SpA puede utilizar servicios tecnológicos proporcionados por terceros. Estos servicios pueden participar, según corresponda, en actividades relacionadas con:

• Infraestructura tecnológica.
• Hosting y almacenamiento.
• Envío y administración de notificaciones.
• Diagnóstico y detección de errores.
• Seguridad.
• Comunicaciones.
• Servicios necesarios para el funcionamiento de la aplicación.

Cuando un proveedor tecnológico procesa información, dicho tratamiento deberá limitarse a las finalidades necesarias para proporcionar el servicio correspondiente.

9. Transferencia y comercialización de información

La información podrá ser comunicada o procesada por terceros únicamente cuando resulte necesario para:

• Proporcionar las funcionalidades de la plataforma.
• Operar la infraestructura tecnológica.
• Mantener la seguridad del servicio.
• Prestar servicios contratados por ValueNet SpA.
• Cumplir obligaciones legales, administrativas o judiciales.

10. Procesos administrados por organizaciones

Procesos Bayconnect es una plataforma orientada principalmente al uso organizacional. Dependiendo de la implementación contratada, una empresa u organización podrá determinar:

• Los usuarios autorizados.
• Los formularios y procesos disponibles.
• Los documentos que deben completarse.
• Las tareas asignadas.
• Los antecedentes que deben ser registrados.
• Los permisos de acceso a determinada información.

Por esta razón, determinados datos ingresados en Procesos Bayconnect pueden encontrarse sujetos además a las políticas internas y responsabilidades de la organización que administra el proceso correspondiente. Las solicitudes relacionadas con información perteneciente a una organización podrán requerir la participación de dicha organización.

11. Conservación de la información

La información será conservada durante el tiempo necesario para:

• Proporcionar los servicios de Procesos Bayconnect.
• Mantener la trazabilidad de documentos y procesos.
• Cumplir los objetivos para los cuales fue recopilada.
• Atender obligaciones legales o contractuales.
• Cumplir los períodos de conservación establecidos por la organización responsable, cuando corresponda.

Una vez que la conservación de determinada información deje de ser necesaria, podrá ser eliminada o anonimizada de acuerdo con los procedimientos aplicables.

12. Seguridad de la información

ValueNet SpA adopta medidas técnicas y organizacionales destinadas a proteger la información contra situaciones tales como:

• Acceso no autorizado.
• Alteración.
• Pérdida.
• Destrucción.
• Divulgación no autorizada.
• Uso indebido.

No obstante, ningún sistema tecnológico puede garantizar una seguridad absoluta. Los usuarios también son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y evitar su utilización por personas no autorizadas.

13. Derechos y solicitudes de los usuarios

Los usuarios podrán realizar consultas relacionadas con el tratamiento de sus datos y, cuando corresponda conforme a la legislación aplicable, solicitar su:

• Acceso.
• Rectificación.
• Actualización.
• Eliminación.
• Bloqueo o modificación.

Cuando la información forme parte de procesos administrados por una organización cliente de Procesos Bayconnect, algunas solicitudes podrán requerir ser gestionadas directamente con dicha organización.

14. Eliminación de cuentas e información

Las solicitudes relacionadas con la eliminación de una cuenta o de información asociada podrán ser evaluadas considerando:

• La relación existente entre el usuario y la organización que administra su cuenta.
• Los documentos o procesos en los que haya participado.
• Las obligaciones de trazabilidad.
• Los requisitos contractuales o legales de conservación de información.

Cuando la eliminación completa de determinada información no resulte procedente por existir obligaciones de conservación, podrán aplicarse las medidas correspondientes de restricción, bloqueo, desvinculación o anonimización cuando resulte aplicable.

15. Privacidad de menores

Procesos Bayconnect está destinada a la gestión de procesos organizacionales y no está diseñada ni dirigida específicamente a menores de edad. Las cuentas son proporcionadas o autorizadas por las organizaciones que utilizan la plataforma.

16. Uso adecuado de la aplicación

El usuario deberá utilizar Procesos Bayconnect de manera legítima y conforme a las finalidades para las cuales ha sido autorizado.

El tratamiento de información mediante la aplicación deberá realizarse respetando la legislación aplicable, los términos de uso de Procesos Bayconnect y las políticas establecidas por la organización responsable.

17. Modificaciones de esta Política de Privacidad

ValueNet SpA podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando existan modificaciones en:

• Las funcionalidades de Procesos Bayconnect.
• Los servicios tecnológicos utilizados.
• Las prácticas relacionadas con el tratamiento de información.
• La legislación o regulación aplicable.

La versión vigente estará disponible permanentemente a través del sitio web asociado a Procesos Bayconnect. La fecha indicada al comienzo de esta política permitirá identificar su última actualización.

18. Legislación aplicable

Esta Política de Privacidad se interpretará de acuerdo con la legislación vigente de la República de Chile, sin perjuicio de otros derechos o disposiciones que pudieran resultar aplicables en función de las circunstancias particulares del tratamiento de información.

19. Contacto

Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad, el funcionamiento de Procesos Bayconnect o el tratamiento de información, puede contactar a: